BẢN TIN HIRAYAMA Hourensou và tầm quan trọng trong công việc

Hourensou và tầm quan trọng trong công việc

Ngày đăng : 02/04/2018

Nhật Bản hiện nay đang là một nước có nền kinh tế dịch vụ và tri thức nằm trong các nước dẫn đầu thế giới. Ít ai biết rằng để đạt được những thành công đó, xứ sở mặt trời mọc đã phải vượt qua muôn vàn khó khăn, Vậy làm sao mà Nhật Bản lại có một bước tiến thần kỳ như vậy? Tất cả câu trả lời là ở chính con người nước Nhật trong đó có sự nỗ lực không ngừng của các doanh nghiệp Nhật Bản. HOURENSOU chính là một trong những bí quyết giúp các doanh nghiệp Nhật Bản thành công. Vậy HOURENSOU là gì?

hourensou-va-tam-quan-trong-trong-cong-viec-3

HOURENSOU là một phương pháp giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản rất đơn giản nhưng hiệu quả. HOURENSOU là viết tắt của ba từ: Houkoku (Báo Cáo), Renraku (Liên lạc), Soudan ( Thảo luận).

Thông qua các buổi đào tạo của Hirayama Việt nam, các học viên đã cởi mở chia sẻ những khó khăn gặp phải liên quan đến HOURENSOU trong quá trình làm việc.

Trong vấn đề Houkoku (Báo Cáo), nhiều người còn chưa biết báo cáo là gì? Báo cáo cái gì? Khi báo cáo lên cấp trên thường gặp phải nhiều khó khăn, vướng mắc. Báo cáo dài dòng, lan man khiến cấp trên không muốn nghe và thường đặt câu hỏi rốt cuộc bạn đang muốn nói gì, kết quả ra sao nên nhiều người có tâm lý khó muốn bỏ cuộc, sợ sai nên không báo cáo.Thậm chí nhiều người Việt thường có xu hướng giải quyết vấn đề một mình, ví dụ khi gặp khó khăn hoặc lỗi ở một công đoạn hoặc dây chuyền sản xuất họ thường tự mình tìm ra phương án giải quyết mà không báo cáo lên cấp trên nên có lúc sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng ảnh hưởng tới kết quả sản xuất hoặc kinh doanh.

Nhiều học viên cũng chia sẻ rằng khi cấp dưới báo cáo lên cấp trên, nếu được cấp trên lắng nghe và hướng dẫn những điểm sai sót thì hiệu quả công việc sẽ tốt hơn, mọi người cảm giác thoải mái và yêu thích công việc hơn, Vậy báo cáo như thế nào để được cấp trên chú ý lắng nghe?

hourensou-va-tam-quan-trong-trong-cong-viec-2
Trong vấn đề Renraku (Liên Lạc), nhiều học viên tâm sự, đôi lúc xảy ra sự việc đột xuất hoặc kế hoạch thay đổi nhưng nhiều người không nhận được thông tin, nhận được thông tin liên lạc không rõ ràng, liên lạc khó hiểu hoặc nhận được liên lạc nhiều lần nhưng không hiệu quả dẫn đến việc lỡ dở các công việc, kế hoạch khác. Vậy bạn phải liên lạc như thế nào để tất cả mọi người cùng nắm bắt được thông tin một cách có hiệu quả?

Hiện nay trong nhịp sống ngày càng hiện đại, giữa con người, bạn bè, đồng nghiệp, người thân thường có rất nhiều những câu chuyện trao đổi, thảo luận về rất nhiều chủ đề xoay quanh cuộc sống thường ngày. Tuy nhiên trong công việc, vấn đề Soudan ( Thảo Luận) ở một số công ty dường như lại chưa thật sự mang lại giá trị lợi ích. Một ví dụ được đưa ra là ở công ty A, trong các cuộc họp của công ty khi có các kế hoạch, dự án, đề xuất cải tiến mới cần lấy ý kiến, ý tưởng của nhân viên. Trong lúc cùng nhau trao đổi, thảo luận có rất nhiều ý kiến được các nhân viên đề xuất, đưa ra nhưng ngay lại lập tức bị cấp trên hoặc mọi người xung quanh bác bỏ, không được chấp thuận dù chưa biết ý kiến đó có khả thi hay không. Lâu dần các nhân viên có tâm lý sợ sai nên im lặng, không tích cực đưa ra các ý kiến, đề xuất nữa. Qua đó bài học nào, nguyên tắc gì sẽ được rút ra từ những vấn đề trên?

hourensou-va-tam-quan-trong-trong-cong-viec
Ngoài ra, đối với người Nhật, họ cũng rất cẩn thận khi gửi Email, đặc biệt trong vấn đề xử lý các thông tin mật. Rất nhiều học viên còn chưa phân biệt được CC và BCC trong mục địa chỉ người nhận khi gửi Email. Ví dụ khi gửi thư cập nhật cho khách hàng thân thiết của mình dịch vụ mới, một nhân viên B thay vì gửi bằng BCC thì chỉ dùng CC nên làm lộ tất cả các địa chỉ Email (từ đó có thể đoán ra họ tên và công ty) khách hàng của mình. Vậy CC và BCC trong khi gửi email là gì? Đây là chức năng cho phép người nhận nhìn thấy được (CC) hoặc không nhìn thấy được (BCC) những ai đang nhận cùng một email với mình. Các tài liệu/ tập tin gửi ra ngoài công ty nên được khóa bằng mật khẩu. Email thông báo mật khẩu cho người nhận biết phải tách biệt với Email có đính kèm tài liệu để nâng cao độ bảo mật. Khi gửi Email có tệp đính kèm, nên chuyển tệp đó qua chế độ PDF để tránh bị sao chép thông tin.

Trong các khóa đào tạo Hirayama tổ chức về chủ đề HOURENSOU, các học viên còn được trải nghiệm các vấn đề liên quan đến HOURENSOU thông qua các trò chơi, từ đó tự rút ra những bài học bổ ích cho riêng mình.
Đối với người Nhật, HOURENSOU không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc khi làm việc trong mô hình công ty mà nó còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia. Thông qua những chia sẻ trên, Hirayama Việt Nam hi vọng các bạn sẽ áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày một cách có hiệu quả, thành công.

(+84)24 3959 0247 (+84)24 3959 0246