BẢN TIN HIRAYAMA Vì sao lại nói bảo mật thông tin trong công ty là chi tiết nhỏ hậu quả lớn?

Vì sao lại nói bảo mật thông tin trong công ty là chi tiết nhỏ hậu quả lớn?

Ngày đăng : 30/03/2018

Trong đạo đức kinh doanh của người Nhật, bảo mật thông tin là yếu tố quyết định sự sống còn của công ty. Nói đến bảo mật trong kinh doanh là nói đến một phạm trù không chỉ là những thông tin xoay quanh sự việc, mà còn bao gồm cả thông tin cá nhân của tất cả những người có liên quan.

vi-sao-lai-noi-bao-mat-thong-tin-trong-cong-ty-la-chi-tiet-nho-hau-qua-lon

Hậu quả lớn” của bảo mật thông tin bao gồm:

Ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của chính công ty đó.

Ảnh hưởng trực tiếp đến các công ty đối tác hay nhân sự khác có liên quan.

Ảnh hưởng đến sự đánh giá về mức độ đáng tin và nghiêm túc trong công việc thông qua việc xử lý và bảo mật thông tin của các công ty đối tác. Trong kinh doanh, sự tin tưởng là yếu tố tiên quyết để duy trì một mối quan hệ tốt đẹp.

Vì vậy, để tránh xảy ra những điều đáng tiếc, mỗi nhân viên cần phải chú ý đến các “chi tiết nhỏ” sau:

1. Thiết lập bảo mật cho các nội dung trên thiết bị điện tử:

- Luôn đặt mật khẩu cho tất cả các thiết bị như điện thoại, laptop, máy tính để bàn và thay đổi mật khẩu định kỳ.

- Luôn khóa các tập tin mật bằng mật khẩu.

- Đóng các tab đang mở trên màn hình máy tính trước khi rời khỏi chỗ dù chỉ trong giây lát. Cài đặt chế độ khóa tự động sau vài phút không sử dụng trên máy tính.

- Thường xuyên nhờ bộ phận IT kiểm tra các phần mềm diệt virus.

2. Rõ ràng giữa việc công và việc tư:

Việc phân biệt rõ ràng giữa công và tư là một yêu cầu tối thiểu trong công việc, mục đích:

- Đảm bảo sự tập trung tối đa của nhân viên với công việc đang làm.

- Đảm bảo sự bảo mật tuyệt đối trong kinh doanh, phòng tránh trường hợp vô tình làm lộ thông tin mật trong quá trình sử dụng các công cụ làm việc với mục đích tư.

vi-sao-lai-noi-bao-mat-thong-tin-trong-cong-ty-la-chi-tiet-nho-hau-qua-lon-3

Ở các công ty Nhật, mỗi nhân viên luôn được trang bị đầy đủ điện thoại và máy tính chuyên dụng để phục vụ công việc. Những trang thiết bị này hầu như đều đã bị khóa các chức năng liên quan đến hoạt động  giải trí và tự động chặn các cài đặt mới. Tuy nhiên, ngay cả khi không bị giới hạn, bản thân mỗi nhân viên cũng nên có ý thức trong việc sử dụng các công cụ đúng mục đích.

3. Cẩn trọng trong việc gửi Email

- Các tập tin, tài liệu khi gửi ra ngoài nên được gửi ở chế độ PDF để tránh trường hợp bị sao chép dữ liệu.

- Phân biệt rõ giữa BCC và CC, tuyệt đối không để nhầm lẫn khi gửi Email với 2 chức năng này, đặc biệt là khi gửi thông tin tới nhiều khách hàng cùng một lúc.

4. Lưu ý với các tài liệu bản cứng

- Hạn chế in tài liệu ra giấy, vừa đảm bảo được tính bảo mật cho tài liệu, vừa tiết kiệm chi phí cho công ty, góp phần bảo vệ môi trường.

- Các tài liệu đã in ra cần phải được bảo quản ngăn nắp trong hộc tủ hoặc ngăn kéo, tránh để bừa bộn trên mặt bàn, nơi có nhiều người qua lại.

- Đối với các tài liệu bản cứng quan trọng, sau khi sử dụng xong phải dùng máy hủy giấy để hủy, tuyệt đối không vứt vào sọt rác.

- Hạn chế tối đa việc mang tài liệu bản cứng ra ngoài công ty để tránh các trường hợp thất lạc giấy tờ.

5. Lưu ý khi làm việc với đối tác

- Khi trao đổi với đối tác, dù trực tiếp hay qua điện thoại, phải luôn giữ thái độ từ tốn, không phát ngôn bừa bãi, kiểm soát nội dung từng lời nói của bản thân.

- Đối với các vấn đề nhạy cảm, khi được đối tác nhắc tới hoặc hỏi han, không được tùy tiện trả lời khi chưa có sự tham khảo của cấp trên về mức độ và nội dung có thể phản hồi.

6. Sau khi nghỉ việc

vi-sao-lai-noi-bao-mat-thong-tin-trong-cong-ty-la-chi-tiet-nho-hau-qua-lon-1

Tuyệt đối không tự tiện đưa, trao đổi thông tin, tài liệu quan trọng của công ty cũ cho công ty mới hoặc các đối tác ngoài sau khi đã nghỉ việc. Việc này có thể là yếu tố để một công ty đánh giá nhân viên, tạo nên một hình ảnh thiếu chuyên nghiệp.

Khéo léo và nghiêm túc trong việc xử lý thông tin mật không chỉ là việc thực hiện ngày một ngày hai mà là cả quá trình xuyên suốt. Mỗi nhân viên cần nhận thức rõ tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin công ty và thực hiện các nguyên tắc một cách có hệ thống, thường xuyên kiểm tra, tự tạo thói quen cho bản thân. Từ đó, tránh để xảy ra những hậu quả khó lường và xây dựng được một hình ảnh đẹp, chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.

Nguồn : Kilala

(+84)24 3959 0247 (+84)24 3959 0246