3 Bước lập kế hoạch hiệu quả và phương pháp S.M.A.R.T

Những gì chúng ta nên tìm hiểu trước?

Lập kế hoạch là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn một quá trình hành động để một công ty hoặc doanh nghiệp cụ thể và tất cả các bộ phận của nó tuân theo.

Nhìn chung, lập kế hoạch là quan trọng. Trên thực tế, có thể không có kế hoạch nào đúng hoàn toàn, cũng có thể không thực hiện được, nhưng không có kế hoạch nào là không sao cả. Kế hoạch là chuẩn mực, là thước đo kết quả so với những gì đã đề ra.

Lập kế hoạch dù sai cũng rất cần thiết, điều này đặc biệt quan trọng trong kinh doanh, nó là trái tim của kinh doanh. Viết một kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng trong việc đặt nền tảng để đạt được các mục tiêu kinh doanh thực tế.

Ở góc độ cá nhân, trong quá trình lập kế hoạch, tư duy quản lý sẽ có hệ thống hơn để có thể lường trước các tình huống trong tương lai.

Phối hợp mọi nguồn lực của cá nhân và tổ chức để tạo thành sức mạnh tổng hợp có thể giữ vững mục tiêu cuối cùng.

Đồng thời dễ dàng kiểm soát, giám sát hiệu quả hoạt động của từng dự án. Đặc biệt khi có kế hoạch chi tiết, cụ thể sẽ giúp tránh bị động, gián đoạn bất ngờ làm mất thời gian cá nhân.

Một kế hoạch cụ thể, chi tiết và quyết tâm thực hiện đến cùng sẽ giúp mỗi cá nhân vượt qua sự trì hoãn để đạt được thành công. Nếu kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, nó sẽ tạo ra những hiệu ứng mạnh mẽ không ngờ.

Nguyên tắc lập kế hoạch đi từ kế hoạch tổng thể sau đó chia nhỏ kế hoạch theo thời gian. Điều này sẽ giúp bạn hình dung các nhiệm vụ ở từng cấp độ và dễ dàng thực hiện các điều chỉnh mà không ảnh hưởng đến mục tiêu cuối cùng.

Hình dung bức tranh về kế hoạch và các mục tiêu chính cần đạt được, bản thân kế hoạch sẽ có nhiều công việc chi tiết tạo thành một ma trận tác động qua lại lẫn nhau. Khi lập kế hoạch, nếu không xác định được các mục tiêu chính thì sẽ khó xác định thời điểm hoàn thành kế hoạch. Để hình dung bức tranh toàn cảnh trong quá trình lập kế hoạch, chúng ta cần thực hiện các bước sau:

Tổng quan về kế hoạch

• Hình dung bức tranh lớn, mục tiêu chính.

• Chia bức tranh thành các phần tương ứng với các mục tiêu phụ.

• Nếu bạn đang đi làm, bức ảnh của bạn là kế hoạch tham gia vào các dự án trong tương lai.

• Kế hoạch làm việc có thể giúp học sinh lập kế hoạch cho một dự án lớn. Nó cũng giúp giáo viên chuẩn bị trước tài liệu khóa học cho học kỳ tiếp theo.

• Một kế hoạch làm việc cá nhân, mặc dù không bắt buộc, nhưng sẽ giúp bạn theo dõi các mục tiêu và tiến độ của mình.

Viết kế hoạch ra giấy và đừng giữ nó trong đầu

• Viết luôn là cách tốt nhất khi bạn cần ghi nhớ điều gì đó. Đặc biệt là kế hoạch.

• Viết phần chung theo sau là phần chi tiết của kế hoạch.

• Có rất nhiều biểu mẫu mà chúng ta có thể tìm kiếm trên Google.

Điều quan trọng là phải phân biệt rõ ràng giữa mục đích và mục tiêu

• Nhầm lẫn mục đích và ý định thường dẫn đến lập kế hoạch sai lầm.

• Đây là một mẹo để giúp phân biệt hai tên này:

  • Mục tiêu là kết quả của bức tranh thường bắt đầu bằng từ “Hoàn thành” hoặc “Đã đạt được” hoặc “Tôi sẽ” hoặc “Công ty sẽ”.

  • Mục đích luôn cụ thể và rõ ràng, thường ở dạng động từ và sử dụng động từ hành động với ý nghĩ rõ ràng. Ví dụ: mục tiêu của tôi trong tháng tới là tăng 30% chuỗi thành tích của mình.

SMART: Cụ thể – Có thể đo lường – Có thể đạt được – Có liên quan – Có thời hạn

mục tiêu “THÔNG MINH” là những mục tiêu cụ thể cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Những mục tiêu này phải được thiết kế và suy nghĩ cẩn thận để thiết lập chúng thành công. “THÔNG MINH” là từ viết tắt mô tả các đặc điểm quan trọng nhất của từng mục tiêu.

“THÔNG MINH” bao gồm chữ cái đầu tiên trong 5 tiêu chí giúp đạt được mục tiêu thành công.

• Specific: Mục đích cụ thể. Chính xác thì ai làm những việc chúng ta sẽ làm? (Với tôi, dịch vụ của #SME rất rõ ràng).

• Measurable: Đo lường được. Cách đo lường, định lượng kết quả đạt được.

• Có thể đạt được: Mục tiêu phải thực tế. Các mục tiêu của chúng ta có thể đạt được không và chúng ta có thể đạt được chúng với các nguồn lực hiện tại không?

• Quan trọng: Mục tiêu này có liên quan đến mục tiêu cuối cùng. Làm thế nào để mục tiêu này ảnh hưởng đến mục tiêu?

• Time Limit: Thời gian kết thúc. Chúng ta sẽ mất bao lâu để đạt được mục tiêu này? Nơi này rất quan trọng vì nếu bạn không có thời gian nhất định, hãy đọc nó.

Ví dụ sau đây cho thấy rõ tầm quan trọng của thời gian hoàn thành: Anh A hẹn ngày 30/06/2020 sẽ có bài viết về quy trình, đến 12h trưa ngày 30/06/2020 anh A. Có phải anh ấy vừa đăng. Như vậy là có ngày, nhưng không có thời gian cụ thể nên thời gian thực hiện là không hợp lý.

Hãy tìm hiểu thêm một chút về các ví dụ minh họa cho việc đạt được mục tiêu.

Mục tiêu 1: Hãy hoàn thành một dự án.

• Cụ thể: Nhiều người sử dụng thiết bị di động để truy cập trang web. Tuy nhiên, hiện tại người dùng đang truy cập thông qua ứng dụng Trình duyệt, điều này mang lại trải nghiệm chưa tốt mà chúng tôi không muốn mang đến cho khách hàng. Chúng tôi quyết định tạo ra HTH DIGITAL SOLUTIONS APP, một ứng dụng di động có thể tương thích với hệ điều hành Android và IOS. Điều này cần sự tham gia của nhiều bộ phận: HTH Development, HTH Design, HTH Marketing.

• đo lường được: Việc tạo ỨNG DỤNG HTH DIGITAL SOLUTIONS sẽ tốn rất nhiều nguồn lực về mặt thời gian, mục tiêu của chúng tôi là mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Và để chứng minh điều đó, chúng tôi muốn có 50.000 lượt tải xuống ứng dụng trên mọi nền tảng trong 2 tháng sau khi ra mắt. Chúng tôi cũng muốn tăng tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng trên thiết bị di động lên 10%.

• Có thể truy cập: Cá nhân tôi tiếp cận việc lập kế hoạch dự án, các cột mốc và mục tiêu cần đạt được trong quá trình phát triển, thiết kế và tiếp thị sản phẩm.

• Liên quan: Việc tạo ra các ứng dụng di động sẽ tạo ra trải nghiệm mới cho khách hàng, danh tiếng và lợi nhuận của công ty sẽ tăng lên rất nhiều trong năm nay.

• Thời gian giới hạn: Thời gian phát triển ứng dụng là trong vòng 6 tháng, 2 tháng chúng tôi sẽ làm marketing, 2 tháng sau chúng tôi sẽ phải đạt được mục tiêu 50.000 lượt tải xuống và tỷ lệ chuyển đổi 10%.

Mục tiêu 2: Làm thế nào để tăng năng suất

• Cụ thể: Nhiều nhân viên trong công ty chúng tôi cần nâng cao trình độ phân tích và báo cáo bằng BI. Để cải thiện kỹ năng này, nhân viên phải tìm hiểu về BI và trình bày báo cáo dưới nhiều định dạng. Chúng tôi muốn nhân viên của mình thành thạo #BI ở Cấp độ 2 sau 3 tháng đánh giá tiếp theo.

• đo lường được: Trong lần đánh giá tiếp theo, nhân viên đã có thể tạo ra 5 loại bảng trong 3 giờ.

• Có thể truy cập: Để trở nên thành thạo hơn về BI, chúng tôi tuyển chọn những nhân viên giỏi nhất để lãnh đạo những người khác. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp tài liệu trực tuyến để bạn có thể dành thời gian tự học tại nhà.

• Liên quan: 25% công việc của bạn tại HTH DIGITAL SOLUTIONS có liên quan đến BI. Sau này, bạn sẽ cần dành tới 50% thời gian cho công việc này, khi thành thạo BI đồng nghĩa với việc bạn có thể tư vấn cho SME cách sử dụng, đọc hiểu dữ liệu.

• Thời gian giới hạn: Sau 3 tháng, nhân viên có thể chỉ dành 25% thời gian làm việc cho BI thay vì 45% như hiện nay.