Phương pháp & Kỹ năng quản lý thời gian siêu hiệu quả

Một số người dường như có đủ thời gian để làm mọi thứ, nhưng những người khác luôn vội vã làm mọi thứ, mặc dù có chung 24 giờ trong một ngày. Điều làm nên sự khác biệt chính là kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người. Quản lý thời gian khoa học giúp tăng năng suất, chất lượng công việc và giảm căng thẳng đầu óc. Trong bài viết này, Mindalife sẽ chia sẻ với bạn kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, hãy tham khảo nhé!

Kỹ năng quản lý thời gian

Xác định sự khác biệt giữa “quan trọng” và “khẩn cấp”

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả Đó là biết phân biệt giữa “quan trọng” và “khẩn cấp”. Công việc quan trọng là công việc, nếu không được thực hiện, có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho bản thân hoặc người khác. Việc khẩn cấp là những việc cần phải làm ngay, tuy nhiên, việc bạn có làm hay không không nhất thiết ảnh hưởng đến bạn hay người khác.

thiết lập mục tiêu

Có lẽ kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất là thiết lập mục tiêu. Vì mục tiêu chính là động lực giúp bạn cố gắng hoàn thành công việc. Mục tiêu bạn đặt ra phải đúng và có động lực, nếu không bạn sẽ nản lòng và bỏ cuộc khi gặp khó khăn. Kết quả là bạn không thể hoàn thành công việc và lãng phí thời gian bạn đã sử dụng để theo đuổi mục tiêu của mình.

THÔNG MINH là một trong những phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả và phổ biến nhất.

• S – Cụ thể đó là một mục tiêu rõ ràng, cụ thể, được xác định rõ ngay từ đầu
• M – Đo lường được đó là một mục tiêu có thể đo lường được
• A – Có thể truy cập đó là một mục tiêu có thể đạt được
• R- Thuộc về chúng là những mục tiêu có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn
• T – Bị giới hạn về thời gian là sự tách biệt mục tiêu bằng cách giới hạn thời gian thực hiện

lập kế hoạch

Khi mục tiêu được xác định, bước tiếp theo là lập kế hoạch. Kế hoạch được lập phải đảm bảo đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu căng thẳng và lãng phí thời gian.

Quản lý công việc

Cách quản lý thời gian hiệu quả bao gồm cả việc loại bỏ ý định đa nhiệm. Đa nhiệm là làm nhiều việc cùng một lúc. Một số tác động tiêu cực của đa nhiệm là lãng phí thời gian chuyển đổi trọng tâm giữa các nhiệm vụ, giảm năng suất, giảm IQ và EQ.

Thực hiện từng nhiệm vụ riêng lẻ để đạt được hiệu quả mong muốn. Loại bỏ phiền nhiễu, đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ, áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng Pomodoro… là những gợi ý giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Kiểm soát căng thẳng

TRONG Quản lý thời gian hiệu quả, không thể không kể đến công dụng trị stress. Căng thẳng trong công việc sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất và chất lượng công việc. Chủ động xử lý căng thẳng giúp bạn tránh rơi vào trạng thái mất kiểm soát về thể chất và tinh thần. Các vấn đề về thể chất có thể là huyết áp cao, bệnh tim, các vấn đề về dạ dày, đau đầu. Các vấn đề về tâm thần bao gồm trầm cảm, lo lắng, suy nghĩ về cái chết, v.v.

Đối phó với kẻ trộm thời gian

“Kẻ cắp thời gian” không xuất hiện trong phim hoạt hình hay tiểu thuyết, nó tồn tại trong cuộc sống mỗi người và đối mặt với nó không hề đơn giản. Trong khi bạn đang làm việc hướng tới mục tiêu của mình, những phiền nhiễu vẫn tiếp tục xuất hiện.

Những “kẻ trộm thời gian” này có thể là bất cứ thứ gì, chẳng hạn như mạng xã hội, khách hàng đi qua đặt câu hỏi, trò chuyện qua điện thoại, v.v. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong trường hợp này là:

• Xác định chính xác ai, thế nào là “kẻ cắp thời gian”?
• Hãy tưởng tượng cuộc sống của bạn sẽ ra sao nếu “kẻ cắp thời gian” bị loại bỏ?
• Lập kế hoạch giải quyết từng vấn đề
• Quyết tâm xử lý triệt để những “kẻ cắp thời gian”

Phương pháp quản lý thời gian

quản lý thời gian 4D

4D là phương pháp viết tắt Làm – Ném – Ủy quyền – Đẩytrong đó:

• LÀM – làm công việc quan trọng ngay trước mặt bạn
• đống rác – loại bỏ công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian
• đại biểu – giao việc cho người có thể làm tốt hơn bạn
• trì hoãn – nếu chưa thể làm ngay thì ghi vào sổ và ấn định thời gian thực hiện

Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được áp dụng trong mọi lĩnh vực. Đây cũng là phương pháp quản lý thời gian khoa học và hiệu quả nhất. 40 – 30 – 20 – 10 cung cấp cho bạn một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.

Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được thực hiện như sau:

• Thời gian dành cho những nhiệm vụ quan trọng nhất: 40%
• Thời gian cho những điều quan trọng thứ hai: 30%
• Thời gian cho những điều quan trọng thứ ba: 20%
• Thời gian để kết hợp mọi thứ: 10%

Nhìn vào quy tắc này chúng ta sẽ thấy rằng bạn chỉ có một lựa chọn hợp lý duy nhất là tập trung vào 3 ưu tiên. Hãy làm theo thứ tự ưu tiên từ thứ nhất đến thứ ba và chỉ dành một ít thời gian cho những công việc khác. Hãy thay đổi tư duy giải quyết vấn đề trên lý thuyết sang tư duy hoàn thành công việc trong thực tế thông qua cách quản lý thời gian khoa học.

Phương pháp quản lý thời gian 80/20

Phương pháp 80/20 (Pareto). Tức là 20% nguyên nhân chiếm 80% kết quả. Ví dụ, 80% kết quả được tạo ra bởi 20% công nhân; 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp; 80% sự cố là do 20% lỗi…

Trên thực tế, con số 80 – 20 không phải là tuyệt đối. Tuy nhiên, điểm quan trọng mà phương pháp này muốn giải quyết là sự phân bổ không đồng đều của mọi thứ trong cuộc sống. Nỗ lực giải quyết 20% công việc, nhưng mang lại kết quả tốt thay vì dành nguồn lực để giải quyết 80% công việc khác. Việc thực hiện linh hoạt phương pháp 80/20 giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc.

Quản lý thời gian khoa học là điều cần thiết nếu bạn muốn thành công, có nhiều thời gian hơn cho gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và bản thân. Để lại bình luận bên dưới nếu bạn muốn trò chuyện với Mindalife. Truy cập mindalife.vn thường xuyên để không bỏ lỡ các bài viết hữu ích về giải pháp và kỹ năng phát triển bản thân hiệu quả nhé!