Văn phòng điện tử E-office là gì? Điểm khác biệt và lợi ích thực tế

văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được nhiều nhà quản lý quan tâm. Nhất là trong thời điểm các thành phố lớn đứng trước nguy cơ phải thực hiện giãn cách xã hội do diễn biến vô cùng phức tạp của dịch bệnh Covid-19 tại Việt Nam. Vậy văn phòng điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp trong giai đoạn khó khăn này?

Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn phòng điện tử (E-office) là gì?

điều kiện văn phòng điện tử hay Văn phòng điện tử ra đời đánh dấu bước chuyển đổi từ mô hình quản lý truyền thống sang mô hình quản lý trực tuyến, làm tiền đề cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý dữ liệu công việc, trao đổi thông tin, quản trị nội bộ, tạo lập và quản lý văn bản, tài liệu, văn bản, báo cáo… nhằm thay thế và hiện đại hóa phương thức quản lý thông tin truyền thống .

Tất cả các công văn, tài liệu, đề án, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên nền tảng trực tuyến tập trung với mục tiêu chính là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp người điều hành dễ dàng xử lý các mệnh lệnh mọi lúc, mọi nơi trên chiếc điện thoại di động của mình. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng chống dịch, 100% hồ sơ, giấy tờ vẫn được xử lý ngay lập tức đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhân viên.

2. Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và mô hình quản lý “giấy tờ” cũ.

3. Lợi ích của FastWork E-Office trong quản trị và điều hành doanh nghiệp

Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp tạo văn phòng điện tử là Fastwork E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử Văn phòng điện tử Fastwork nó đã được xác nhận bởi nhiều doanh nghiệp SME.

Giảm thiểu chi phí ẩn trong kinh doanh

Đại dịch Covid-19 đang diễn ra tại Việt Nam đã ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của các doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid-19, nhiều doanh nghiệp vẫn lao đao về doanh thu. Giảm thiểu những chi phí không cần thiết là điều nên làm.

Tuy nhiên, cách quản lý kiểu cũ gây lãng phí rất nhiều tiền mua giấy, mực in, đầu tư thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến chi phí sửa chữa, bảo trì máy chấm công vân tay định kỳ, mất thời gian hay chi phí ngoài giờ do tiến độ công việc chậm.

Với bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ khoản chi phí “thừa thãi” nào, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần đầu tư máy đo.

Hay nhin nhiêu hơn: Giới thiệu, đánh giá chi tiết Top 7 phần mềm tính lương

Văn phòng điện tử tối ưu hóa thời gian xử lý công việc cho nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng máy chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng tính Excel, sau đó tính lương thủ công đều gặp phải tình huống sau:

• Quá trình thu thập thông tin về việc đi muộn, về sớm, làm thêm giờ và xin phép điền vào bảng chấm công chi tiết cho nhân viên rất tốn thời gian.

• Mỗi vị trí áp dụng một hệ thống lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến phòng kế toán vô cùng khó khăn và căng thẳng.

• Trước khi gửi cho sếp phê duyệt, nó cũng phải được chuyển cho nhân viên để xem xét và xử lý các thắc mắc và khiếu nại. Quy trình rườm rà này cần sự hợp tác của nhiều cá nhân, bộ phận, không chỉ gây tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu quả hoạt động của bộ phận chuyên trách.

Trong khi phần mềm E-Office của FastWork hoàn toàn có thể giải quyết bài toán này với cơ chế tính lương tự động từ dữ liệu công được cập nhật công khai trong phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro và tiết kiệm tiền bạc, thời gian, công sức cho các bộ phận C&B, Admin và Kế toán.

văn phòng điện tửChuẩn hóa quy trình nghiệp vụ – Đẩy mạnh bộ máy vận hành

Bộ công cụ E-Office xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp – nhanh chóng – chính xác giúp nhân viên làm đúng, làm đúng việc, tăng hiệu quả chung của tập thể và doanh nghiệp. Mỗi báo cáo, đơn đề nghị, đề xuất đều phải được khởi tạo trong hệ thống dựa trên hơn 100 biểu mẫu điện tử có sẵn, phân quyền chi tiết và phân công người theo dõi rõ ràng.

Cụ thể, ngay khi người quản lý phê duyệt/từ chối hoặc chuyển tiếp cho ai đó, nhân viên sẽ nhận được thông báo ngay lập tức qua phần mềm. Những công việc quá hạn hoặc cần giải quyết gấp sẽ được hệ thống tự động nhắc nhở, đảm bảo quy trình làm việc diễn ra đúng kế hoạch để đạt hiệu suất cao nhất.

Văn phòng điện tử e-office: Vượt qua cạm bẫy trao đổi công việc qua e-mail E-mail, Zalo

Với phần mềm văn phòng điện tử E-Office, người quản lý dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên điện thoại di động, xem tổng quan và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào, trễ bao nhiêu phút… Tất cả các ứng dụng nghỉ lễ, giải thích thời gian cũng được thực hiện trong phần mềm thay vì gửi Email như trước đây.

Phần mềm E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng trao đổi qua Zalo, Skype dễ bị mất thông tin hoặc bị phân tâm bởi những cuộc nói chuyện không liên quan đến công việc.

Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn, giúp tìm kiếm nhanh chóng mỗi khi cần, thuận tiện hơn so với cách lưu trữ thủ công dễ bị thất lạc. lãng phí, thiết bị và vật liệu đắt tiền.

Bạn có thể quan tâm: Gửi yêu cầu FastWork – Phần mềm quản lý và phê duyệt đề xuất điện tử (Biểu mẫu điện tử)

Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Bằng cách xây dựng một môi trường làm việc kỹ thuật số, nơi mọi thông tin và quy trình đều minh bạch và rõ ràng, nhân viên của bạn có thể hiểu chính xác những gì cần phải làm và thời hạn để đặt ra thời gian phù hợp. Nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công việc của nhân sự, nhanh chóng phát hiện những vướng mắc để phối hợp xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả kinh doanh vẫn được đảm bảo.

4. 5 bước cơ bản xây dựng văn phòng điện tử

Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:

1. Chuẩn hóa hệ thống văn bản và quy trình xử lý nội bộ
2. Xác định mô hình chính xác
3. Lập kế hoạch thực hiện
4. Đào tạo cán bộ
5. Đo lường và đánh giá kết quả

Xem chi tiết: Hướng dẫn xây dựng văn phòng điện tử từ A-Z cho doanh nghiệp

5. Bộ phần mềm văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp 4.0

Phần mềm nằm trên nền tảng quản trị doanh nghiệp dùng chung FastWork.vn VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ là bộ phần mềm văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp số hóa thành công mọi quy trình làm việc.

Gói phần mềm văn phòng điện tử mà FastWork cung cấp bao gồm:

1. FastWork FaceID – Phần Mềm Chấm Công FaceID (Đầu Tiên Tại Việt Nam): Bằng việc ứng dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt kết hợp với định vị qua bản đồ số GPS, phần mềm giúp cập nhật chính xác thời gian – hình ảnh – vị trí thời gian của nhân sự theo thời gian thực. Tự động hóa các bảng công cộng để tối ưu hóa thời gian thu thập và truy xuất dữ liệu.
2. FastWork Payroll – Phần mềm tính lương tự động: Tự động tính lương dựa trên dữ liệu bảng lương đầy đủ và công thức tính lương cho từng vị trí đã cấu hình trong phần mềm.
3. FastWork Request – Phần mềm giới thiệu nội bộ: Số hóa toàn bộ quy trình soạn thảo – trình – duyệt các đề xuất nội bộ như: thanh toán, tạm ứng, khen thưởng, kỷ luật, v.v. Phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung các đề xuất hỗ trợ tìm kiếm nhanh khi cần thiết.
4. FastWork News – Phần mềm liên lạc và thông báo nội bộ: Chuẩn hóa quy trình soạn thảo – duyệt – ban hành thông báo nội bộ. Rút ngắn thời gian truyền tải, đảm bảo đúng người, đúng thông điệp.
5. FastWork Dispatch – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Công Văn: Thống nhất toàn Công ty trong việc tiếp nhận và xử lý văn bản đi/đến, tránh thất lạc tài liệu. Sắp xếp, phân loại tài liệu theo nhóm, đảm bảo an toàn, bảo mật tài liệu.
6. FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ: Quản lý toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp khoa học, tập trung trong một hệ thống trực tuyến, bao gồm hệ thống danh mục, kê khai và hồ sơ, thông tin – quá trình sử dụng.
7. FastWork Expense – Phần mềm quản lý thu chi nội bộ: Toàn bộ thông tin hóa đơn/thanh toán được lưu trữ và quản lý trực tuyến. Minh bạch nguồn vốn và trách nhiệm của từng cá nhân và nghiên cứu bất cứ khi nào cần thiết, hạn chế những thất thoát không đáng có.
8. FastWork Booking – Phần mềm đặt phòng sử dụng phòng họp, tiện ích chung: Quản lý tất cả tài nguyên và lịch đăng ký sử dụng tài nguyên trực tuyến tập trung trong một hệ thống. Nhân viên đăng ký dễ dàng, cấp quản lý phê duyệt/từ chối nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.
9. FastWork Meet – Phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến: Hỗ trợ đắc lực trong việc tổ chức và quản lý, duy trì nội dung cuộc họp – Giúp mỗi cuộc họp diễn ra thành công tốt đẹp, đạt mục đích của cuộc họp.

9 app trên được đồng bộ trên một nền tảng duy nhất với phiên bản web app và mobile app. Việc triển khai kế hoạch xây dựng Văn phòng điện tử thông qua phần mềm dành riêng cho doanh nghiệp có thể xóa bỏ văn phòng truyền thống, từng bước hoàn thiện văn phòng điện tử, tiến tới số hóa và chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Giải pháp trên phù hợp với:

• Doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa
• Doanh nghiệp muốn số hóa toàn bộ doanh nghiệp, chuyển đổi số
• Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình quản trị, tối ưu chi phí hoạt động kinh doanh

MỘT SỐ KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

• KHỐI NHÀ NƯỚC: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung ương, Trường học…

• BAN KINH DOANH: Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, Dệt may 10, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…

Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về phần mềm xây dựng văn phòng điện tử E-Office vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 HOẶC Đăng ký ngay tại đây!

Đăng ký tư vấn